Служба управления архивами. Электронная версия

У государственной службы управления документацией и архивами только в Тирасполе три здания и сотни тысяч единиц хранения. Этой «единицей» может быть какой-то один лист, книга или стопка бумаги пудового веса. И хранятся эти «единицы» много лет, а некоторые – вечно.

И каждый из нас хоть раз в жизни общается с этой службой. Кто-то по научным вопросам, а кто-то – по чисто практическим. Но в любом случае придется обрабатывать множество документов.

– В этом и есть наша специфика, – говорит начальник госслужбы Зинаида Тодорашко. – В другие организации люди обращаются «точечно» – например, справка о несудимости подтверждает только один факт из жизни человека. А от архива требуется намного больше информации, ведь та же «справка о стаже для пенсии» – это множество событий, отраженных на бумаге.  По сути –  биография человека.  И каждый факт подтверждается документом, и все эти документы нужно просмотреть и сделать выписки. Это может занимать очень много труда и времени.  А ведь только по пенсиям приходит до 40 тысяч запросов в год.

Ускорить и облегчить эту работу можно, если применять компьютеры и Интернет.

– Уже сейчас на нашем сайте  gsuda.gospmr.org гражданин может подать электронное заявление на получение нужной справки, – говорит  Зинаида Тодорашко.  – Фактически, это такой очень специализированный интернет-портал. Причем запросы обрабатываются специалистами, которые сразу определяют, какое подразделение будет готовить итоговый документ.

В то же время и с главным интернет-порталом государственных услуг Приднестровья архивная служба успешно сотрудничает. Работа идет по плану, решаются технические вопросы, и, как рассчитывают специалисты, примерно через полгода система должна заработать.  Тогда граждане смогут сами решать – общаться им с архивной службой напрямую или через портал госуслуг.

Однако, как утверждают специалисты, в силу некоторых особенностей архивного дела просто невозможно полностью компьютеризировать процесс. То есть некоторые ограничения останутся всегда – в частности, связанные с тайнами: врачебными, коммерческими или государственными.  Для получения таких сведений все равно потребуется специальный допуск.

Есть определенные тонкости и в работе с гражданами. Так, из десятков тысяч запросов сегодня лишь около 1% приходит в электронном виде. Просто потому, что, например, за справками о стаже или о личном составе предприятия обращаются в основном немолодые люди, которые зачастую просто не умеют работать с компьютером.

Но госслужба управления архивами не стоит на месте. Специалисты планомерно переводят бумажные документы в электронный вид. Дело это не такое простое – бумаги древние, и часто их просто опасно брать в руки – могут рассыпаться.

Оцифровка идет по принципу – чем старше бумага, тем ее раньше переведут в электронный вид. Учитывая специфику службы, электронной копией не ограничиваются. Обязательно делают копию на бумаге.

Уже оцифрованы метрические книги начала прошлого века и данные ЗАГСов. Причем документы не просто превратились в картинку на экране – создана действующая база данных. То есть любой гражданин может обратиться с запросом, например, о своей родословной, и компьютер немедленно выдаст все сведения о предках этого гражданина.
Если, конечно, эти сведения уже есть  в базе.

Обрабатывают и советские похозяйственные книги – это такой аналог домовой книги для сельского дома, только вместе с данными о гражданах есть и записи о земельных участках.  По словам специалистов службы, сейчас земельный вопрос очень актуален – и для граждан, и для государственных структур. Много запросов приходит, например, из прокуратуры.

В будущем планируется открыть доступ к уже оцифрованным архивам по сети Интернет.

То есть в один прекрасный день любой человек сможет, не выходя из дома, узнать свою родословную, уточнить границы своего участка. И получить официальное подтверждение своей родословной, национальности, границ земельного участка – в общем, любые сведения о себе или своем имуществе, которые есть в государственных архивах. За деньги или бесплатно – это уже от вопроса зависит.

– Зачастую плата за бумажную справку – это не более чем плата за расходные материалы,  – говорит главный специалист Алексей Нех. –  А пенсионерам еще и скидки предоставляют. То есть наши тарифы можно назвать социально ориентированными.

В общем, так и должно быть в современном социальном государстве.

Андрей БАРСУКОВ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.